Assistenz der Landesgeschäftsführung

In dieser Position unterstützen Sie die Landesgeschäftsführung loyal und vertraulich bei der Administration und Verwaltung aller im Büro der Geschäftsführung anfallenden Agenden. Das Assistenzteam der Landesgeschäftsführung besteht aus zwei Personen, die sich bei Bedarf vertreten.

AMS Landesgeschäftsstelle Salzburg
Arbeitszeit: in Teilzeit (mind. 80%) oder Vollzeit
Einstellungsdatum: zum ehest möglichen Zeitpunkt nach Abwicklung des Auswahlverfahrens

Das Ende der Bewerbungsfrist ist der 15.05.2026.

Für Rückfragen wenden Sie sich bitte an die Personalabteilung:

Mag.a. Susanne Fischer
Tel.: +43 50 904 500 700

Darauf können Sie sich freuen:

Sinnstiftende Tätigkeit
Fundierte Einschulung
Strukturiertes Onboarding
Breites Weiterbildungs- und Karrieremodell
Kollegiales Umfeld mit starkem Wir-Gefühl
Flexible Arbeitszeiten & Home-Office-Möglichkeiten
Gelebte Gleichstellung und Diversität
Sozial- und Gesundheitsbenefits

Gehalt:

Bei Neueintritten: bei Annahme einer Vollzeitbeschäftigung und einer niedrigsten Einstufung in der Gehaltsstufe 5 liegt zum Einstieg der Betrag zwischen € 3.732,10 und max. € 4.212,10 (= Gehaltsstufe 8).

Während der Ausbildungsphase (bei Neueintritten), längstens jedoch ein Jahr, gebühren 90% des der Einstufung entsprechenden Gehalts.

Bei Neueintritten: Bereitschaft zur Absolvierung der AMS-internen Grundausbildung (4 Präsenzwochen in Linz und Verfassen einer "Hausarbeit") erforderlich.

Das zeichnet Sie aus:

Idealerweise Erfahrung im Assistenz-Bereich
Fundierte EDV-Anwender_innenkenntnisse in Word, Powerpoint und Excel notwendig
Arbeiten mit Web-Anwendungen (MS-Teams-Apps, Intranet, Extranet, SRM-Bestellwesen, SAP, etc.)
Affinität zu neuen Medien und Social Media
Fähigkeit zu selbständiger und strukturierter Arbeitsweise
Hohes Maß an Team- und Kund_innen- sowie Serviceorientierung im Denken & Handeln
Fähigkeit und Wille zu äußerster Diskretion & Loyalität
Organisationstalent und Entscheidungsfähigkeit
Identifikation mit dem Leitbild des AMS
Anerkennung von Regeln und Strukturen
Positive Grundhaltung und Freude an der Arbeit
Kompetenz im Gender- und Diversity-Management
Offenheit für Neues und Bereitschaft zur eigenen Weiterbildung
Fähigkeit zum proaktivem Arbeiten
Hohe Belastbarkeit und Frustrationstoleranz sowie Flexibilität bei Belastungsspitzen
Gute Kommunikations- und Ausdrucksfähigkeit (mündlich wie schriftlich)

Ihr Aufgabenbereich:

Termin- und Auftragsmanagement für die Landesgeschäftsführung
Organisation von Veranstaltungen der Geschäftsführung (Mitarbeiter_innen-Fest, Kund_innen-Meetings, externe Veranstaltungen) inkl. Vor- und Nachbereitung und After-Sales inkl. Dokumentation in der AMS-EDV
Koordination mit den Fachabteilungen bei Anfragen von übergeordneten Stellen
E-Mail-Bearbeitung der Landesgeschäftsführung
Erstellen von Präsentationen und Protokollführung
Unterstützung der Landesgeschäftsführung in der Organisation von Online-Tagungen/Videokonferenzen und Bereitstellung der dafür notwendigen technischen Voraussetzungen
Unterstützung in der Vorbereitung zur Landesgeschäftsführer_innen-Tagung
Datenpflege der Netzwerkpartner_innen
Mitarbeit im Content-Team, Servicierung Intranet/Extranet-Web-Anwendungen
Sitzungssaalmanagement und Terminkoordination
Ressourcenplanung (Dienstwagen, Räume)
Planung und Organisation der Dokumentenverwaltung sowie sonstige administrative und organisatorische Tätigkeiten
Unterstützung bei der Reisekostenabrechnung
Organisation von Tagungen und Fachtagungen unter vorheriger Absprache mit organisierenden Führungskräften
Bewirtschaftung bzw. Anweisung des Hausmeisters bezüglich der Teeküche
Bewirtung der Gäste der Landesgeschäftsführung sowie Landesgeschäftsstelle inklusive Vorbereitung der dazugehörigen Besprechungsräume
Koordination der Revisionstätigkeiten der Bundesgeschäftsstelle auf Landesebene
SRM-Bestellwesen, SAP-Genehmigungen
In Vertretung: Betreuung der Mitglieder des Landesdirektoriums und Protokollführung bei den Sitzungen

Das macht uns besonders:

Wir vom AMS verbinden Mensch und Arbeit auf vielfältige Weise: Wir suchen Mitarbeiter_innen, die ihren Antrieb darin sehen, Menschen und Unternehmen neue Perspektiven am Arbeitsmarkt zu geben und damit unsere Gesellschaft – aber auch sich ganz persönlich weiterzuentwickeln.

Fachlich, menschlich und am Puls der Zeit.

Bereit für diese Herausforderung?
Dann senden Sie uns Ihre Bewerbung –
wir freuen uns darauf, Sie kennenzulernen!

Jetzt bewerben